Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot jäävät helposti puutteellisiksi, jos suostumuksia, käyttötarkoituksia ja määräaikoja ei kirjata yhdenmukaisesti. Ladattava gdpr lomake tarjoaa valmiin rakenteen tietojen kokoamiseen ja käsittelyn dokumentointiin PDF-muodossa. Lomakkeessa on hakijan tietoja varten kohdat nimelle, taloyhtiön nimelle ja roolille sekä erillinen kohta isännöitsijän merkitsemiseen. Lisäksi siinä ilmoitetaan kyselyn alkupäivä ja päättymispäivä muodossa __.__.____. Käytännöllinen pohja helpottaa tietojen tarkistamista ennen käsittelyn aloittamista ja auttaa säilyttämään olennaiset tiedot samassa asiakirjassa.
gdpr lomake henkilötietojen käsittelyn dokumentointiin
- Hakijan nimi, taloyhtiön nimi, rooli ja isännöitsijän tiedot.
- Kyselyn alkupäivän ja päättymispäivän merkitsemiseen tarkoitetut kentät.
- Kohta määräajassa selvitettäville tiedoille ja niiden kirjaamiselle.
- Suostumuksen, kyselyn tarkoituksen ja käsittelyyn liittyvien huomioiden dokumentointi.
- Valmis rakenne asiakas-, työntekijä- tai taloyhtiökohtaiseen tietojen keräämiseen.
Asiakirjaa voidaan käyttää silloin, kun henkilötietojen käsittelystä tarvitaan selkeä kirjallinen merkintä. Henkilötiedot kannattaa kirjata vain siinä laajuudessa kuin käsittelyn tarkoitus edellyttää, ja jokaisen kentän sisältö on tarkistettava ennen lomakkeen arkistointia. Suostumus on yksilöitävä, vapaaehtoinen ja peruutettavissa, jos käsittely perustuu suostumukseen. Myös säilytysaika on määriteltävä käyttötarkoituksen perusteella, eikä tietoja pidä säilyttää tarpeettoman pitkään. PDF voidaan täyttää organisaation käytännön mukaan ja liittää osaksi muuta tietosuojadokumentaatiota. Ennen käyttöönottoa on hyvä varmistaa, että lomakkeessa ilmoitetaan käsittelyn tarkoitus, vastuuhenkilö, tietojen vastaanottajat ja rekisteröidyn oikeudet silloin, kun niitä tarvitaan. Selkeä täyttöohje vähentää puuttuvia tietoja ja helpottaa myöhempää tarkastusta.
GDPR lomake: lataa PDF ilmaiseksi
Mikä on GDPR-lomake ja mihin henkilötietojen käsittelyssä sitä käytetään?
Mitä tietoja tietosuojalomake yleensä sisältää, kuten rekisteröidyn suostumuksen, käyttötarkoituksen ja säilytysajan?
Miten lomaketta käytetään asiakkaan tai työntekijän henkilötietojen käsittelyyn liittyvän suostumuksen dokumentointiin?
Soveltuuko tämä lomake eri organisaatioille ja mitä vaatimuksia sen käytössä on huomioitava EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti?
Etsitkö lisää PDF-lomakkeita?
Tutustu laajaan valikoimaamme ilmaisia PDF-lomakepohjia eri käyttötarkoituksiin.
Löydä tarvitsemasi lomake nopeasti ja lataa se helposti.
Ilmaiset PDF-lomakkeet
Lomakkeita eri tarkoituksiin
Helppo ja nopea lataus